Site Yönetimi Genel Kurul Toplantısı

Apartman ve Site Yönetimleri için Genel Kurul Toplantısı Aşamaları

Apartman ve site yönetimlerinde genel kurul toplantılarının düzenli olarak yapılması ve üyelerin aktif olarak katılımı teşvik edilmesi önemlidir. Bu, apartman ve site yönetimlerinin daha şeffaf ve demokratik bir yapıya sahip olmalarına ve tüm üyelerin fikirlerinin dikkate alınmasına yardımcı olacaktır.

Tabii, apartman ve site yönetimleri için genel kurul toplantısı yapmak için daha detaylı adımlar şöyle olabilir

Tarih belirleme

Yönetim planına uygun olarak, toplantı için uygun bir tarih belirleyin. Tarih belirlenirken, üyelerin çoğunluğunun katılımını sağlayacak bir tarih seçmeye özen gösterin.

Davet mektubu

Tüm üyelere, toplantı tarihini, saatinin ve yerinin belirtildiği bir davet mektubu gönderin. Davet mektubunda, toplantı gündemini, gerekli belgelerin temin edileceği yerleri ve oylamaların nasıl yapılacağını belirtin.

Gündem oluşturma

Genel kurul toplantısı için bir gündem belirleyin ve bu gündemi davet mektubuna ekleyin. Gündemde, mevcut yönetim kurulunun faaliyet raporu, mali rapor, denetçi raporu, gelecek dönem için alınacak kararlar ve diğer özel konular yer alabilir.

Toplantı yerinin hazırlanması

Toplantı yerinin uygunluğunu kontrol edin. Toplantı yerinde oturma düzeni, ses sistemi, projeksiyon cihazı, yeterli aydınlatma gibi gereksinimleri karşılayacak şekilde hazırlanması gerekmektedir.

Toplantı günü

Toplantı günü, toplantı yerinde gerekli hazırlıklar yapıldıktan sonra, üyelerin katılımıyla toplantıya başlayın. Toplantıda, öncelikle divan heyeti oluşturulmalıdır. Divan heyeti, toplantı başkanı, katip ve oy sayacılardan oluşur. Divan heyeti üyeleri, toplantıda karar verilecek konular hakkında bilgilendirilmelidir.

Faaliyet raporu sunumu

Yönetim kurulu faaliyet raporunu sunar. Faaliyet raporu, yönetim kurulunun yaptığı işler, yapılan harcamalar ve diğer önemli bilgileri içerir.

Mali rapor sunumu

Yönetim kurulu, mali raporu sunar. Mali rapor, aidat toplama durumu, ödeme yapılan faturalar, gelecekteki giderler ve bütçe gibi finansal konuları içerir.

Oylama

Toplantıda oylama yapılır. Oylamalar, yönetim planında belirtilen usul ve esaslara göre yapılır. Oylamalar sonucunda alınan kararlar, tutanak altına alınır.

Yeni yönetim kurulu seçimi Mevcut yönetim kurulu görev süresi dolmuşsa, yeni bir yönetim kurulu seçimi yapılır.

Diğer konular

Gündemde belirtilmeyen ve üyelerin gündeme getirebileceği diğer konular da görüşülebilir. Bu konular için, üyelerin önceden yönetim kuruluna bilgi vermesi gerekir.

Tutanak düzenlenmesi

Toplantı sonrasında, alınan kararlar ve oylama sonuçları tutanak altına alınır. Tutanak, toplantıya katılan üyelerin imzalaması için hazırlanır.

Raporların dağıtımı

Faaliyet raporu, mali rapor ve toplantı tutanağı gibi raporlar, toplantı sonrasında tüm üyelere dağıtılmalıdır.

Yapılacak işlerin planlanması

Toplantı sonrasında, alınan kararlar doğrultusunda yapılacak işler planlanır. Yapılacak işler, belirli bir zaman dilimi içerisinde gerçekleştirilmelidir.

Aidat toplama

Alınan kararlar doğrultusunda, aidat toplama işlemleri yapılır. Aidatların zamanında toplanması, yönetim kurulu için önemlidir.

Apartman ve site yönetimleri için genel kurul toplantısı yapmak, yönetim işlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için önemlidir. Yönetim kurulunun, üyelerle iletişim halinde olması, alınan kararların toplantıda görüşülmesi ve üyelerin kararlara katılımının sağlanması, ortak yaşam alanlarının daha sağlıklı ve düzenli bir şekilde yönetilmesine yardımcı olur.